土佐清水市文書編さん保存規程

○土佐清水市文書編さん保存規程

平成11年１月20日訓令第１号

土佐清水市文書編さん保存規程

土佐清水市文書編さん保存規程（昭和29年訓令第４号）の全部を改正する。

（趣旨）

第１条　文書の編さん及び保存については土佐清水市処務規程（昭和29年訓令第１号。以下「処務規程」という。）に定めるもののほかこの規程に定めるところによる。

（定義）

第２条　この規程で「文書」とは本市所管の公文書，図書，官報その他の公用文書をいう。

（類別及び保存期間）

第３条　文書保存の類別及び保存期間は，次の各号に掲げるとおりとし，その保存区分は別表第１のとおりとする。ただし，法令その他に別段の定めがあるものは，この限りでない。

(１)　第１類　永久保存

(２)　第２類　10年保存

(３)　第３類　５年保存

(４)　第４類　３年保存

(５)　第５類　１年保存

２　保存類別の明らかでない文書は，総務課長及び主務課長（所長等を含む。以下同じ。）において協議し，これを定めるものとする。

（文書分類表の作成等）

第４条　文書の保存年限は，法令等の定め，文書の効力，重要度，利用度，資料価値等を考慮して定めなければならない。

２　文書分類表（別記様式第１号）は，主務課長が総務課長と協議し，市長の決裁を経て定めるものとする。

３　主務課長は，特定の文書について前２項の規定により定められた文書分類表による保存年限を超えて保存する必要が認められるときは総務課長と協議し，当該文書の保存年限を延長することができる。

（保存期間の起算日）

第５条　文書の保存年限は，当該文書の完結した日の属する会計年度の翌年度の初め（暦年による必要がある文書は，その完結した日の属する年の翌年の１月１日）から起算する。

２　前項の規定にかかわらず，常用文書の保存年限は，その常用期間が終了する日の属する年度の翌年度の初めから起算する。

（類別の変更）

第６条　第３条の規定により処理した文書であってもその後において事情の変遷があったときは，市長の決裁を経てその類別を変更しなければならない。

（編さんの種別）

第７条　文書の編さんは，主務課長において適切に分類しなければならない。

（編さん保存の担当区分）

第８条　第１類及び第２類に属する文書は主務課において編さんし，総務課で保存するものとし，第３類，第４類及び第５類に属する文書は主務課において編さん保存するものとする。

２　前項の規定にかかわらず，主務課において常用する文書は当該主務課で保存するものとする。

（編さん保存の方法）

第９条　文書は，各会計年度（暦年による必要がある文書は暦年以下同じ。）ごとに編さんし，別記様式第２号を当該編さん文書の背表紙に貼付するものとする。

（保存文書リスト）

第10条　主務課長は，各年度ごとに保存文書リスト（別記様式第３号）を備え，所要事項を記載し，常に整理しておかなければならない。

（保存文書の管理）

第11条　保存文書は，虫害，湿気，盗難又は火災等のため損傷又は滅失することのないように注意し，かつ随時保存文書リストと照合し点検しなければならない。

（保存文書の借覧等）

第12条　保存文書を借覧しようとする者は当該文書の管理者（第１類，第２類にあっては総務課長，その他にあっては主務課長。以下同じ。）の許可を受けなければならない。

２　保存文書は，市長の許可を受けなければ庁外に持ち出すことはできない。

（保存文書の廃棄）

第13条　保存期間を経過した文書は，総務課長及び主務課長において協議のうえ，市長の決裁を経て廃棄しなければならない。

附　則

この規程は，平成11年２月１日から施行する。

附　則（平成19年３月30日訓令第１号）

この訓令は，平成19年４月１日から施行する。

附　則（平成24年３月30日訓令第14号）

この訓令は，平成24年４月１日から施行する。

別表第１（第３条関係）

文書保存期間区分表

区分		文書の内容又は形式の別		保存期間
総括	諸礼式	１　庁内儀式等の関係		永久
		２　ほう賞に関するもの		永久
		３　市政功労者表彰関係		永久
		４　特定の業績に対する表彰等の関係		永久
	会議	１　市議会提出議案，市議会議決書及び会議録		永久
		２　諸会議の関係	特に重要なもの	10年
			重要なもの	５年
			軽易なもの	３年
			その他	１年
	請願，不服申立て訴訟の関係	１　訴訟等の関係		永久
		２　不服審査の関係		永久
		３　請願，陳情処理等の関係		５年
	法令施行	１　条例，規則等の制定，改廃の関係	特に重要なものの原議	永久
			重要なものの原議	10年
			その他の原議	５年
		２　法令の施行に伴う通達等の関係	重要なもの	10年
			その他	５年
		３　官報及び公報	文書担当課で保存するもの	５年
			その他	１年
	事務引継ぎ	１　市長，副市長，会計管理者の事務引継ぎの関係		永久
		２　その他の事務引継ぎの関係		10年
	検査，監査等の関係	１　会計検査員の検査の関係		５年
		２　監査委員の監査の関係		５年
		３　本省，県その他事務指導監査等の関係		５年
	文書収発記録票又は簿冊			５年
	各種補助的簿冊（会計に関するものは除く。）			１年
人事	人事研修	１　職員の任免，分限及び懲戒の関係		永久
		２　臨時的任用職員及び非常勤職員の任免の関係		５年
		３　各種委員の任免の関係	法定委員	永久
			その他の委員	５年
		４　職員及び法定委員の履歴の関係		永久
		５　職員の出張，特殊勤務，時間外勤務等の命令の関係		５年
		６　職員の服務，研修及び福利厚生等の関係	特に重要なもの	10年
			重要なもの	５年
			軽易なもの	３年
			その他	１年
	給与	１　退職手当等の関係		永久
		２　給料，諸手当及び旅費の関係	特に重要なもの	永久
			重要なもの	５年
			軽易なもの	３年
			その他	１年
経理管財	会計	１　予算書及び決算書で財政担当課又は会計課で各１部保有するもの		永久
		２　市債及び市債償還の関係		永久
		３　収入及び支出の関係	証拠関係	10年
			その他	５年
			軽易なもの	３年
		４　国庫補助金の関係		10年
	市有財産の権利の関係	１　市有財産又は権利義務の得失に関するもの		永久
		２　その他		５年
	行政諸行為	１　許可，認可及び登録時の関係	特に重要なもの	永久
			重要なもの	10年
			その他	５年
		２　その他の証明の関係		１年
一般行政	行政事務	１　要綱，要領，内規，通達，通知等の関係	特に重要なもの	永久
			重要なもの	10年
			その他	５年
		２　市行政の計画，調査，統計，研究等の関係	特に重要なもの	永久
			重要なもの	５年
			軽易なもの	３年
			その他	１年
		３　市行政推進のための啓発，指導等の関係	特に重要なもの	10年
			重要なもの	５年
			軽易なもの	３年
			その他	１年
		４　市政の沿革の関係		永久
		５　個人又は団体にする指導，検査，監査等の関係	特に重要なもの	10年
			重要なもの	５年
			軽易なもの	３年
			その他	１年
		６　契約書，覚書等の関係	特に重要なもの	永久
			重要なもの	10年
			その他	５年
		７　施設の設計，工事の施行等の関係	特に重要なもの	永久
			重要なもの	５年
			軽易なもの	３年
			その他	１年
		８　一時的な往復文書		１年
その他	その他	前各号に掲げる文書以外のもの	永久保存の必要あるもの	永久
			10年保存の必要あるもの	10年
			５年保存の必要あるもの	５年
			３年保存の必要あるもの	３年
			１年保存の必要あるもの	１年

別記様式第１号（第４条関係）

別記様式第２号（第９条関係）

別記様式第３号（第10条関係）