○土佐清水市処務規程

昭和29年８月１日訓令第１号

所内一般

支所

土佐清水市処務規程

第１章　総則

（決裁）

第１条　事務の処理は，すべて上司の決裁を経てしなければならない。

２　決裁の順序は，直属の上司を経由し，課長の決定を受け，副市長，市長とする。ただし，副市長及び課長は，別に定めるところにより事務の一部を専決することができる。

３　決裁が副市長，市長に及ぶものについては，特に指定するものを除き，総務課長を経由しなければならない。

（事務代決）

第２条　市長が不在のときは，副市長が市長の決裁事項を代決することができる。

２　市長，副市長がともに不在のときは，企画財政課長，総務課長の順序により，その事務を代決することができる。

３　市長，副市長，企画財政課長，総務課長がともに不在のときに限り，主務課長又は上席課長が順次代決することができる。

（課長が不在の場合の代決等）

第３条　課長が不在のときは，当該補佐が，課長及び補佐ともに不在のときは，あらかじめ指定された職員がその課の所掌事務に限り代決することができる。

（代決の特例）

第４条　前２条の場合であっても，特命のある事項又は特に緊急止むを得ないもののほか，重要な事項及び異例もしくは疑義のあるものについては代決してはならない。

（後閲）

第５条　代決した事務で重要な事項又は特に必要と認める事項については，事後すみやかに決裁権者の後閲をうけ，又はその要旨を報告しなければならない。

第２章　処務順序

第１節　収受及び配布

第６条　本庁に到着した文書及び物品は総務課に於て収受し次の各号によつて取扱わなければならない。

(１)　普通文書は各課別に分類して収受日附印（様式１号）を押捺し文書配布簿（様式２号）または総務課の定める同様の書式をもつ電子ファイルに登載してこれを各主務課長に配布し受領印を徴しなければならない。但し，請求書，報告書，届出書等で照復を要しないと認められるもの又は軽易な文書は文書配布簿に登載することを省略して配布することができる。

(２)　親展文書は封緘のまま親展文書送付簿（様式２号に同じ）または総務課の定める同様の書式をもつ電子ファイルに記入して各名宛人に送付しなければならない。

(３)　文書に添えてある現金，金券，有価証券等はその文書の欄外に要領を記入し取扱者が認印の上金券送付簿（様式３号）または総務課の定める同様の書式をもつ電子ファイルに記入して会計管理者に送付，受領印を徴しなければならない。

(４)　収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のある文書にはその収受の時刻を記入して取扱者がこれに認印しその封皮を添付しなければならない。

(５)　電報は電報収受簿（様式４号）または総務課の定める同様の書式をもつ電子ファイルに記載して即時名宛人に配布し受領印を徴しなければならない。

(６)　願書，投書その他のもので封皮を保存する必要があると認めるものはこれを添付しなければならない。

(７)　物品は物品収受簿（様式５号）または総務課の定める同様の書式をもつ電子ファイルに記載して主務課長に送付し受領印を徴しなければならない。

(８)　数課の事務に関連する文書及び物品はその関係の最も多い課にこれを配布しなければならない。

（郵便料金の未納及び不足文書の収受）

第７条　郵便料金の未納又は不足の文書が到着したときは発信者が官公署であるとき又は公務に関する文書と認められるときに限りその未納又は不足の料金を納付して収受することができる。

（収受文書の処理及び主管変更）

第８条　文書の配布を受けた各課担任者は直ちに文書件名簿（様式６号）または総務課の定める同様の書式をもつ電子ファイルに登載し収受日附印に記号及び番号を記入の上課長の供閲を受けなければならない。

２　配布を受けた文書中その分掌に属しないものがあるときは課相互間において授受することなく事由を附して直ちに総務課に返付しなければならない。

（収受手続を経ない文書）

第９条　第６条の収受手続を経ていない文書を接受したときは直ちにこれを総務課に回付しその手続を経なければならない。

（文書の記号及び番号）

第10条　文書の記号は土佐清水市及び各課の頭字を番号に冠して用い機密に属するものにあつては記号の次に秘の字を加えなければならない。

第11条　文書の番号は，当該文書を収受し，又は施行する順序に従い，課単位に会計年度ごとの一連番号によりつけるものとする。ただし，同一事案に属する文書番号は，当該事案の処理が完結するまでは，その会計年度内においては同一文書番号をつけるものとする。

第２節　起案及び回議

（文書の処理）

第12条　文書の配布を受けたときは速かにこれを処理しなければならない。

２　重要な事件又は異例のものの処理については予め上司の指示を受けなければならない。

（起案用紙）

第13条　起案には回議用紙（様式７号）を用いなければならない。但し，常例のもの又は簡易な事件の処理は簿冊，符箋又はその文書の余白を用いる等簡便な方法によることができる。

（起案上の留意事項）

第14条　起案に当つては次の事項に留意しなければならない。

(１)　処分案には標題を附し文案は公文例及び公文用語例によつて平易簡明に書き主要な訂正個所には認印を押さなければならない。

(２)　重要な事件，又は異例のものは処分案の前に起案の理由を簡明に記述し必要があれば関係法規，予算関係，その他の関係事項等をその末尾に附記又は添付してその根拠を明かにするよう努めなければならない。

(３)　処分案で至急を要するものにはその下端に赤紙を附し特に期限のあるものにはその期限を明記し特殊の取扱いを要するものには重要，秘，書留，至急，速達，添付物等その要領を上部欄外に朱記しなければならない。

(４)　電報案にはふりがなを附し約字又は略符号のあるものはこれを用いなければならない。

(５)　処分案にはその事件の完結に至るまでの一切の関係文書を下から上へ順序にそろえて添付しなければならない。

（回議及び回覧）

第15条　回議及び回覧は次の４種に区分し文書の上部欄外にこれを朱記しなければならない。

甲　市長の決裁を要する事項

乙　副市長限り処理すべき事項

丙　企画財政課長及び総務課長限り処理すべき事項

丁　課長限り処理すべき事項

（重要文書の決裁）

第16条　第12条第２項の規定による文書及び特に必要と認めるものについては課長若しくは担任者が携帯して決裁を受けなければならない。

（他課に関連する文書の取扱）

第17条　他課に関連する文書又は処分案はその合議を経た後市長に提出しなければならない。

２　関係課において意見を異にする場合は市長の指示を受けなければならない。

３　要旨を変更した処分案はその施行前に関係の課に回示しなければならない。廃棄した場合も同様である。

（未完結文書の処理）

第18条　未完結文書は便宜な方法により区別し常にその所在及び経過を明かにしておかなければならない。

第３節　浄書及び発送

（文書の施行）

第19条　文書はすべて決裁を経て施行しなければならない。

（文書の浄書）

第20条　決裁済の文書でタイプ浄書を要するものは，総務課で行なうものとする。ただし，所管課長が総務課長と協議のうえ必要を認めたものは，外注することができる。

２　前項の規定にかかわらず，次に掲げる文書は，主務課において浄書するものとする。

(１)　親展もしくは機密に属する文書

(２)　書状，証書，祝詞，納税通知書，督促状その他これらに類する文書

(３)　図表，諸表，別冊，設計書，計算書及び付属書類等

３　緊急に発送を要する文書又は内容が複雑な文書等については，主務課長と総務課長が協議のうえ主務課において浄書することができる。

（文書の発送）

第21条　発送文書は，総務課において即日これを処理しなければならない。ただし，これにより難いもの又は緊急を要するものを除く外の文書で，総務課において退庁時限２時間前までに接受しないものはこの限りでない。

（文書発送上留意すべき事項）

第22条　文書の発送については次の各号に留意しなければならない。

(１)　発送すべき文書には記号及び番号を附し印章を押し契印しなければならない。但し軽易な文書には印章及び契印又は番号を省略することができる。

(２)　原議に書留，速達，至急，親展，秘，添付物等の記号のあるものは封皮にその記号を朱書し原議にはその記号の個所に認印しなければならない。

(３)　文書を発送したときは原議に施行年月日を記入し取扱者がこれに認印の上主務課に返付しなければならない。

（時間外発送）

第23条　退庁時限後又は休日に発送を要する文書は主務課において浄書し原議とともに日（宿）直員に回付し発送せしめなければならない。

（小包郵便）

第24条　小包郵便を以て発送する物品は主務課に於て包装の上総務課に送付しなければならない。

（郵便切手支払明細簿等）

第25条　郵送文書又は物品の発送は，郵便切手受払明細簿又は料金後納郵便差出票に，所要事項を記入して発送しなければならない。

第４節　文書の編さん及び保存

第26条　文書の編さん及び保存については別にこれを定む。

この規程は，昭和29年８月１日から適用する。

附　則（昭和46年１月11日訓令第５号）

この訓令は，昭和46年１月６日から施行する。

附　則（昭和50年２月１日規程第３号）

この規程は，公布の日から施行し，昭和50年１月１日より適用する。

附　則（昭和55年３月31日訓令第１号）

この訓令は，昭和55年４月１日から施行する。

附　則（平成元年12月13日訓令第２号）

この訓令は，平成２年４月１日より施行する。

附　則（平成４年６月29日規程第３号）

この訓令は，公布の日から施行し，平成４年４月１日から適用する。

附　則（平成15年３月31日規程第８号）

この規程は，平成15年４月１日から施行する。

附　則（平成19年３月30日訓令第１号）

この訓令は，平成19年４月１日から施行する。

附　則（平成24年３月30日訓令第３号）

この訓令は，平成24年４月１日から施行する。