○土佐清水市個人情報保護条例施行規則
平成16年１月30日規則第２号
土佐清水市個人情報保護条例施行規則
（趣旨）
第１条 この規則は，市長が保有する個人情報について，土佐清水市個人情報保護条例（平成15年条例第28号。以下「条例」という。）の施行に関し必要な事項を定めるものとする。
（用語の定義）
第２条 この規則で使用する用語の意義は，条例で使用する用語の例による。
（要配慮個人情報）
第２条の２ 条例第２条第３項の規則で定める事項は，次に掲げる事項（本人の病歴又は犯罪の経歴に該当するものを除く。）とする。
(１) 次に掲げる心身の機能の障害があること。
ア 身体障害者福祉法（昭和24年法律第283号）別表に掲げる身体上の障害
イ 知的障害者福祉法（昭和35年法律第37号）にいう知的障害
ウ 精神保健及び精神障害者福祉に関する法律（昭和25年法律第123号）にいう精神障害（発達障害者支援法（平成16年法律第167号）第２条第１項に規定する発達障害を含み，イに掲げるものを除く。）
エ 治療方法が確立していない疾病その他の特殊の疾病であって障害者の日常生活及び社会生活を総合的に支援するための法律（平成17年法律第123号）第４条第１項の政令で定めるものによる障害の程度が同項の厚生労働大臣が定める程度であるもの
(２) 本人に対して医師その他医療に関連する職務に従事する者（次号において「医師等」という。）により行われた疾病の予防及び早期発見のための健康診断その他の検査（同号において「健康診断等」という。）の結果
(３) 健康診断等の結果に基づき，又は疾病，負傷その他の心身の変化を理由として，本人に対して医師等により心身の状態の改善のための指導又は診療若しくは調剤が行われたこと。
(４) 本人を被疑者又は被告人として，逮捕，捜索，差押え，勾留，公訴の提起その他の刑事事件に関する手続が行われたこと。
(５) 本人を少年法（昭和23年法律第168号）第３条第１項に規定する少年又はその疑いのある者として，調査，観護の措置，審判，保護処分その他の少年の保護事件に関する手続が行われたこと。
(６) 生活保護法（昭和25年法律第144号）第11条第１項各号に掲げる扶助を受けたこと。
(７) 成年被後見人，被補佐人又は被補助人であること。
（業務の登録）
第３条 条例第７条第１項に規定する業務（以下「業務」という。）の登録は，個人情報取扱業務登録簿（様式第１号）または，総務課の定める同様の様式をもつ電子ファイル（以下「登録簿」という。）により，当該業務を所管する課等（以下「所管課」という。）の長が行うものとする。この場合において，所管課の長（以下「所管課長」という。）は，当該登録簿の写しを総務課長に提出しなければならない。（電子ファイルの場合は，不要）
２ 条例第７条第１項第５号に規定する実施機関が定める事項は，次の各号に掲げる事項とする。
(１) 所管課の名称
(２) 業務登録年月日
(３) 業務開始年月日
(４) 記録形態
(５) 処理形態
(６) 収集の時期及び収集先
(７) 前各号に掲げるもののほか，市長が必要があると認める事項
（業務の変更又は廃止）
第４条 所管課長は，業務を変更するときは，当該変更に係る部分を修正した登録簿を作成するとともに，その写しを総務課長に提出しなければならない。業務を廃止したときは，当該登録簿に廃止の表示をし，その写しを総務課長に提出しなければならない。
（目的外利用の手続）
第５条 条例第９条第２項の規定により，目的外利用をしようとするとき（既に目的外利用をしている場合における利用内容の変更を含む。）は，当該個人情報を利用しようとする課等（以下「利用課」という。）の長は，個人情報目的外利用申請書（様式第２号）を所管課長に提出するとともに，その写しを総務課長に提出しなければならない。
２ 所管課長は，目的外利用の可否を決定したときは，個人情報目的外利用可否決定通知書（様式第３号）により，利用課の長（以下「利用課長」という。）に通知するとともに，その写しを総務課長に提出しなければならない。
３ 条例第９条第４項に規定する記録事項は，次に掲げる事項とし，利用課長が目的外利用記録票（様式第４号）に記録するものとする。この場合において，利用課長は，当該目的外利用記録票を所管課長に提出するとともに，その写しを総務課長に提出しなければならない。
(１) 利用課名
(２) 利用課の業務名
(３) 所管課名
(４) 所管課の業務名
(５) 目的外利用をした個人情報の項目
(６) 目的外利用をした理由
(７) 目的外利用ができる根拠
(８) 利用開始年月日
(９) 利用終了年月日
(10) 前各号に掲げるもののほか，市長が必要があると認める事項
４ 前３項の規定は，他の実施機関の保有する個人情報について目的外利用をする場合及び他の実施機関に市長の保有する個人情報について目的外利用をさせる場合に準用する。
（外部提供）
第６条 条例第10条第２項の規定に基づき外部提供をするとき（既に外部提供をしている場合における提供内容等の変更を含む。）は，所管課長は，当該外部提供先に対し，必要に応じ次の各号に掲げる事項について調査しなければならない。
(１) 外部提供に係る個人情報の内容又は項目
(２) 外部提供先の利用目的及び収集についての根拠法令等
(３) 個人情報の記録形態
(４) 個人情報の管理方法
(５) 利用開始年月日
(６) 利用終了年月日
２ 所管課長は，外部提供をする旨を決定したときは，次の各号に掲げる事項について，必要に応じ，当該外部提供先に対して確認を求め，又は指示しなければならない。
(１) 個人情報の漏えい防止及び事故防止に関すること
(２) 個人情報の利用目的以外の利用及び第三者への提供の禁止に関すること
(３) 個人情報の複写及び複製に関すること
(４) 個人情報の利用の停止に関すること
(５) 個人情報の返還義務又は廃棄義務に関すること
(６) その他個人情報の保護に関し必要と認めること
(７) 前各号に違反した場合は，外部提供を中止するとともに当該個人情報を直ちに返還すること
３ 条例第10条第４項に規定する実施機関が定める事項は，次の各号に掲げる事項とし，所管課長が外部提供記録票（様式第５号）に記録するものとする。この場合において，所管課長は，当該外部提供記録票の写しを総務課長に提出しなければならない。
(１) 所管課名
(２) 所管課の業務名
(３) 外部提供先
(４) 外部提供をした個人情報の項目及び内容
(５) 外部提供をした理由
(６) 外部提供ができる根拠
(７) 外部提供開始年月日
(８) 外部提供終了年月日
(９) 前各号に掲げるもののほか，市長が必要があると認める事項
（個人情報保護管理責任者）
第７条 条例第12条第１項に規定する個人情報保護管理責任者は，各課等の所属長の職にある者とする。
２ 個人情報保護管理責任者は，その所管する業務について，条例第12条に規定する措置その他個人情報の適正な管理及び安全保護を図るために必要な措置を講ずるものとする。
（死者に関する個人情報の開示請求をすることができる者）
第８条 条例第16条第３項の規定による死者に関する個人情報の開示の請求をすることができる者は，次の各号に掲げるものとする。
(１) 当該死者の配偶者（届出をしていないが，事実上婚姻関係と同様の事情にあった者を含む。），子及び父母
(２) 前号に定める者がいないときに限り兄弟姉妹
(３) 死亡した未成年者又は成年被後見人の生前における法定代理人
（開示の請求の手続）
(１) 代理人が請求者の場合における当該情報の本人（以下「本人」という。）との関係区分の別
(２) 本人の住所及び氏名
２ 条例第18条第２項に規定する必要な書類で実施機関が定めるものは，次の各号に掲げるものとする。
(１) 官公庁の発行した免許証，許可証その他の証明書等であって，本人の顔写真をはり付けたもの
(２) 前号により難いときは，健康保険等の被保険者証，国民年金等の年金証書又は印鑑登録証明書及び印鑑等通常本人が所持するものを２以上の提示
(３) 代理人が請求をする場合は，代理人自身の身分を明らかにする前２号に規定するもののほか，本人が未成年者又は成年被後見人であること及び代理人が本人の親権者又は後見人であることを明らかにする書類等
３ 個人情報開示請求書は，所管課長又は総務課長が受付するものとし，総務課長が受付したときにあっては，当該請求書を所管課長に送付するものとする。
４ 所管課長は，前項の規定により受付し，又は総務課長から送付された個人情報開示請求書を受理したときは，その写しを総務課長に提出しなければならない。
（開示請求却下通知）
第10条 個人情報開示請求書に形式上の不備があるときその他正当な理由により開示請求を却下するときは，個人情報開示請求却下通知書（様式第７号）により通知するものとする。
（開示決定等の通知）
第11条 条例第19条第２項に規定する開示決定等の通知は，次の各号に掲げる区分に応じ，当該各号に定める通知書によるものとする。
(１) 個人情報の全部を開示する場合 個人情報開示決定通知書（様式第８号）
(２) 個人情報の一部を開示する場合 個人情報一部開示決定通知書（様式第９号）
(３) 個人情報の全部を開示しない場合 個人情報不開示決定通知書（様式第10号）
３ 所管課長は，前２項の通知を行ったときは，当該通知書の写しを総務課長に提出しなければならない。
（開示の方法等）
第12条 条例第20条第１項の規定による個人情報の閲覧，視聴，聴取又は写しの交付は，市長が指定する日時及び場所において行うものとする。
２ 個人情報の閲覧，視聴又は聴取をする者は，当該個人情報が記録されている書類等を丁寧に取り扱うとともに，これを汚損し，又は破損してはならない。
３ 市長は，前項の規定に違反し，又は違反するおそれのある者に対し，個人情報の閲覧，視聴又は聴取を中止させ，若しくは禁止することができる。
４ 個人情報の写しの交付部数は，特別の理由がある場合を除き，請求１件につき１部とする。
５ 条例第20条第３項の規定による本人又はその代理人であることを確認するために提示する書類等は，次の各号に掲げるものとする。
(１) 第９条第２項に規定する書類等
(２) 前条第１項第１号又は第２号に規定する通知書
（開示の請求の特例）
第13条 市長は，条例第21条第１項の規定に基づき，口頭により開示の請求ができる個人情報を定めたときは，その旨を告示するものとする。
（訂正の請求）
第14条 条例第23条第１項の規定による訂正の請求に係る請求書の提出は，個人情報訂正請求書（様式第12号）により行うものとし，同項第４号に規定する記載事項については，第９条第１項各号の規定を準用する。
２ 条例第23条第３項に規定する必要な書類等については，第９条第２項の規定を準用する。
３ 個人情報訂正請求書については，第９条第３項及び第４項の規定を準用する。
（訂正請求却下通知）
第15条 個人情報訂正請求書に形式上の不備があるときその他正当な理由により訂正請求を却下するときは，個人情報訂正請求却下通知書（様式第13号）により通知するものとする。
（訂正の可否に対する決定等の通知）
第16条 条例第24条第２項に規定する訂正をする旨の通知は，次の各号に掲げる区分に応じ，当該各号に定める通知書によるものとする。
(１) 訂正請求に係る個人情報の全部を訂正する場合 個人情報訂正決定通知書（様式第14号）
(２) 訂正請求に係る個人情報の一部を訂正する場合 個人情報一部訂正決定通知書（様式第15号）
４ 所管課長は，前３項に係る通知を行ったときは，当該通知書の写しを総務課長に提出しなければならない。
（諮問をした旨の通知）
（適正処理の申出）
２ 条例第27条第４項に規定する必要な書類等については，第９条第２項の規定を準用する。
３ 個人情報適正処理申出書については，第９条第３項及び第４項の規定を準用する。
（適正処理の申出に対する決定の通知）
２ 所管課長は，前項に係る通知を行ったときは，当該通知書の写しを総務課長に提出しなければならない。
（運用状況の公表）
第20条 条例第33条の規定による運用状況の公表は，毎年５月末日までに，次の各号に掲げる事項について，毎年度の運用状況を取りまとめて行うものとする。
(１) 業務の登録の状況
(２) 個人情報の開示及び訂正の請求並びに適正処理の申出の状況
(３) 個人情報の開示及び訂正の請求並びに適正処理の申出に対する処理の状況
(４) 個人情報に関する苦情及び相談の状況
(５) 前各号に掲げるもののほか，市長が必要と認める事項
２ 前項の公表は，土佐清水市の広報紙等への掲載により行うものとする。
（委任）
第21条 この規則に定めるもののほか必要な事項は，市長が別に定める。
附 則
（施行期日）
１ この規則は，平成16年10月１日から施行する。
（経過措置）
２ この規則の施行の際現に行われている業務に係る第３条第２項第３号の規定の適用については，この規則の施行の日（以下「施行日」という。）を当該業務開始の日とみなす。
３ この規則の施行の際現に行われている目的外利用については，第５条第１項及び第２項の規定は適用しない。ただし，当該目的外利用の内容を変更しようとする場合は，この限りでない。
４ この規則の施行の際現に行われている目的外利用に係る第５条第３項第８号の規定の適用については，施行日を当該目的外利用開始の日とみなす。
５ この規則の施行の際現に行われている外部提供に係る第６条第３項第７号の規定の適用については，施行日を当該外部提供開始の日とみなす。
附 則（平成27年10月30日規則第27号）
この規則は，公布の日から施行し，平成27年10月５日から適用する。
附 則（平成28年３月31日規則第13号）
（施行期日）
１ この規則は，平成28年４月１日から施行する。
（経過措置）
２ 市の処分又は不作為についての不服申立てであって，この規則の施行前にされた市の処分又はこの規則の施行前にされた申請に係る市の不作為に係るものについては，なお従前の例による。
附 則（平成29年４月28日規則第20号）
この規則は，公布の日から施行する。
附 則（平成29年12月26日規則第32号）
この規則は，公布の日から施行する。
附 則（平成30年２月28日規則第２号）
この規則は，公布の日から施行する。
附 則（令和４年３月31日規則第９号）
この規則は，令和４年４月１日から施行する。
様式第１号（第３条関係）
様式第２号（第５条関係）
様式第３号（第５条関係）
様式第４号（第５条関係）
様式第５号（第６条関係）
様式第６号（第９条関係）
様式第７号（第10条関係）
様式第８号（第11条関係）
様式第９号（第11条関係）
様式第10号（第11条関係）
様式第11号（第11条関係）
様式第12号（第14条関係）
様式第13号（第15条関係）
様式第14号（第16条関係）
様式第15号（第16条関係）
様式第16号（第16条関係）
様式第17号（第16条関係）
様式第18号（第17条関係）
様式第19号（第18条関係）
様式第20号（第19条関係）